Feedback van de man wiens rits open staat

Feedback geven is een kunst. Je denkt vooraf na over de inhoud en schat in hoe je de boodschap best kan doen ‘landen’. Je let op je woordgebruik, intonatie, snelheid, etc… Je let erop of de context geschikt is om feedback te geven. Weet je ook hoe de feedback-ontvanger tegenover jou staat? Hoe krijg je het vertrouwen, het mandaat en de autoriteit die feedback nodig heeft om goed te landen? Want zeg nu eerlijk, wie neemt het ernstig: feedback van de man wiens rits open staat?

Check de rits

Het overkomt iedereen wel eens: je hebt wat minder aangename feedback voor een teamlid en je hebt alles goed overdacht. Onder 4 ogen, met de nodige empathie, aandacht voor de relatie, focus op verbetering. Tijdens het gesprek merk je dat je collega je blik telkens ontwijkt, hij raakt zijn gezicht vaak aan, schuifelt wat heen en weer, schraapt de keel… kortom: hij straalt allesbehalve de rust uit die nodig is om dit gesprek goed te voeren. Rust die jij zoveel mogelijk hebt proberen te brengen.  Je rondt het gesprek af en wanneer je collega weg is, kom je er stomweg achter dat je rits open staat. Mental note: ‘Volgende keer: check de rits’.

Accidents will happen

Dergelijke uiterlijkheden kan je meestal vermijden en toch zal het een keer aan je aandacht ontsnappen en een ongewenste rol spelen. Vaak zijn dit soort uiterlijke details het enige waar iemand zich aan vasthoudt om jou in te schatten als hij of zij jou niet voldoende kent. ‘Tenzij jij perfect bent heb je niets te vertellen over mij en aangezien jouw rits open staat ben je zeker niet perfect’. De feedbackontvanger staat dus niet open en daar heeft hij goede redenen voor. Ideaal zou zijn dat de ontvanger jou attent maakt op je openstaande rits, zodat het gesprek normaal verder kan en de feedback wel geaccepteerd kan worden. Hoe krijg je die openheid voor elkaar?

Accepteer zelf feedback

En laat dat merken. Vraag ernaar en als je er krijgt, doe er dan iets mee. Zelfs al leg je feedback naast je neer, verklaar dan waarom. Als je dan eens feedback krijgt van iemand wiens rits open staat, vertel dat dan ook gewoon. Je aandacht kan dan weer voluit geen naar de feedback boodschap. Jouw omgang met feedback kan je enkel zichtbaar maken door jouw gedrag en sommige mensen hebben meerdere illustraties nodig om jouw omgang met feedback in de gaten te krijgen. Je kan een rolletje spelen en dat moet je dan lange tijd volhouden. Beter is om jouw houding tegenover feedback te ontwikkelen en dan volgt daar ‘automatisch’ consequent gedrag uit. Dat herkennen de anderen (na verloop van tijd of na een aantal keren), waardoor ze zelf ook feedback van jou accepteren.

Feedback is informatie

Accepteer en geef feedback als informatie. Als je er een verder liggend doel mee hebt, overweeg dan om daar open over te zijn. Maak wel steeds voor jezelf duidelijk wat de doelstellingen zijn, zodat je de inhoud daarop kan toespitsen. Hou in gedachten dat feedback informatie is. Het kan helpen om inzicht te ontwikkelen. Eventuele veranderingen kunnen enkel door de ontvanger zelf aangevat worden. Het helpt dus als je weet hoe jouw gesprekspartner inzicht ontwikkelt.

Dichtritsen

In organisatie bestaan er vaak formele feedback-systemen. Die zijn ondersteunend aan een cultuur. Wanneer je een feedback-cultuur wil verbeteren, richt je aandacht bewust op zaken die je goed vindt om daar op verder te bouwen en maak dat ook expliciet. Laat mensen ook achtergronden geven bij zaken die je minder goed vindt of niet helemaal begrijpt. Kortom: geef feedback in vraagvorm:

  • ‘Wat bedoel je met’ …
  • ‘Wat wil je hiermee duidelijk maken?’
  • ‘Waar wil je naartoe met’ …
  • ‘Hoe zou je dat anders zeggen?’
  • ‘Welke effecten streef je hiermee na?’ …

Bij het produceren van documenten kan je starten met het opstellen van een sneuvelversie, die inherent onvolledig en zelfs fout kan zijn. Daarop werk je dan verder.

 

Er zijn uiteraard nog veel meer manieren om de feedback-cultuur in je team en organisatie te verbeteren. Er kan zelfs een heel project opgezet worden om samenwerking en feedback in je organisatie op een hoger niveau te tillen. Neem Contact met me op. Niemand zal in jouw team nog (lang) rondlopen met een open rits.